Comment faire sa comptabilité en ligne : les solutions 2022
Dans une entreprise, la bonne tenue de la comptabilité permet une meilleure gestion. Elle donne des indications très importantes sur la situation financière. Aujourd’hui, il est possible d’effectuer cette opération en ligne. Cependant, la question de comment procéder reste bel et bien d’actualité. On vous en dit tout dans cet article.
Qu’est-ce qu’une comptabilité en ligne ?
La comptabilité en ligne est un système qui permet aux entreprises d’établir leur compte ou de le tenir en ligne. Avec ce système, le comptable ou le gérant des comptes n’est plus obligé d’installer des logiciels sur son ordinateur. Pour avoir accès aux comptabilités, il suffit de se connecter à Internet.
La comptabilité en ligne est destinée à tout type d’entreprise, mais plus particulièrement aux petites et moyennes entreprises. Elle se fait en mode ASP (Fournisseur d’applications hébergées) ou en mode Saas. Parmi les avantages de la comptabilité en ligne, nous pouvons citer :
- L’inscription rapide et moins coûteuse
- La possibilité d’utiliser les logiciels 24 h sur 24 h
- L’utilisation des logiciels sans installation
- Les mises à jour assurées par l’éditeur
Soulignons que le choix d’opter pour la comptabilité en ligne ne dispense en rien la maîtrise du jargon comptable.
Bien choisir son logiciel en ligne
Sur Internet, il existe une multitude de logiciels pour faire la comptabilité en ligne. Ces derniers proposent des offres très variées à choisir en fonction des préférences de l’entreprise. Dès lors, pour un bon choix de logiciel, il faut commencer par faire le point sur les besoins de l’entreprise. Sur cette base, vous saurez les caractéristiques du logiciel approprié. Par exemple, il faudra savoir :
- Le volume d’écriture comptable du logiciel
- S’il est possible de gérer les devis et les facturations sur le logiciel
- Le nombre de personnes qui peuvent y accéder
Dans un second temps, il est recommandé de choisir le logiciel de comptabilité en ligne dont le prestataire est reconnu. De ce fait, l’entreprise limite les risques de non-conformité aux normes comptables et à la législation fiscale. Cela permet également d’assurer la sécurité des données informatiques.
Avant de s’engager, il ne faut surtout pas oublier de faire une comparaison de plusieurs logiciels. Aussi, lorsque dans l’entreprise, il y a un expert-comptable, il est primordial que le logiciel soit compatible avec ce qu’il utilise.
Bien paramétrer son logiciel
Après avoir trouvé le logiciel qui répond aux attentes de l’entreprise, il est indispensable de bien le paramétrer. D’abord, il est nécessaire de faire des réglages selon le nombre de personnes qui peuvent y accéder et définir l’étendue de leur pouvoir (administrateur, opérateur de saisie, etc.)
Ensuite, il faut :
- Déterminer le plan comptable
- Régler les comptes en fonction de la nature et des caractéristiques de l’entreprise
- Concevoir, personnaliser et utiliser des comptes auxiliaires
Après ces différentes étapes, pour gagner du temps lors des saisies, il faut aussi régler les guides de saisie. Pensez à mettre en place une sauvegarde automatique des données saisies. Cela permettra aussi d’éviter les cas de perte de données. Si nécessaire, n’hésitez pas non plus à faire des exports fréquents de données.
Prendre un expert-comptable
Avec la comptabilité en ligne, les entreprises n’ont plus en réalité besoin des services d’un expert-comptable. Mais les deux sont conciliables. Par ailleurs, l’expert-comptable est le seul qualifié pour tenir les comptabilités de l’entreprise. Les prestations de ce dernier seront annuelles.
Étant professionnel des chiffres, il a un champ d’intervention large. Ainsi, il peut par exemple vérifier la conformité des données fournies par les logiciels avec celles présentées par l’entreprise. Il est aussi la personne idéale pour des prévisions sur les comptabilités de l’entreprise.
De plus, l’expert-comptable peut donner des conseils sur le réglage des paramètres du logiciel choisi.
