Pourquoi passer à la facture digitale ?
Les factures classiques ont longtemps été utilisées dans les commerces, sociétés et administrations. Elles présentaient cependant des inconvénients, à savoir la gestion d’une tonne d’archives qui peuvent se perdre et le mal qui est fait à la nature à travers la production de papiers. C’est dans l’optique de corriger cela que l’idée de la facture digitale a vu le jour. Lisez la suite pour savoir pourquoi il faut se tourner vers des factures digitales.
Gagner du temps et sécuriser les factures
L’un des avantages majeurs qu’offre la facture digitale est le temps. En effet, la saisie et la transmission se font par ordinateur et sont donc plus rapides. De plus, le traitement des factures est fait grâce à des logiciels de gestion des factures fournisseurs.
Puisque les factures sont toutes stockées sur un serveur, si vous en avez besoin d’une, vous n’aurez qu’à lancer une simple recherche. Le temps de gestion des factures en version papier peut prendre près de 30 jours, mais avec les factures digitales, vous réduisez ce temps à plus de 75%. Par la même occasion, les paiements sont vite effectués.
En dehors du temps, vos documents sont hautement sécurisés. Vous avez même la possibilité de les chiffrer pour qu’ils ne puissent pas être ouverts par des personnes non autorisées. Vous aurez moins de problèmes de falsification ou de vol de documents. Notons que ce genre de problèmes sont fréquents dans le monde des affaires. Si vous avez une société, il est plus qu’important pour vous et vos clients de produire des factures digitales.
Faire des économies
Vous vous demandez peut-être en quoi opter pour les factures digitales vous fera faire des économies. Sachez alors que le coût moyen de traitement d’une facture fournisseur en papier est de 15 € d’après Ernst & Young en 2014.
D’après les recherches de cette structure, près de deux tiers des directeurs financiers avouent avoir dépensé moins d’argent depuis qu’ils ont commencé à utiliser des factures digitales. En effet, ils ne dépensent plus dans le papier et les impressions. Les coûts d’archivage sont aussi réduits ainsi que le nombre de litiges.
Ainsi, en optant pour les factures digitales, les sociétés peuvent faire des économies de plus de 50% sur le montant qu’elles avaient l’habitude de dépenser pour le traitement. Les sociétés dépensent donc moins d’argent pour un travail plus rapide et fiable dans l’ensemble.
Pouvoir tracer les factures et entretenir de bonnes relations clients – fournisseurs
Lorsque vous optez pour des factures digitales, vous n’avez plus de souci à vous faire en ce qui concerne les pertes. En effet, que ce soit pour vous ou pour le client, vous pouvez retrouver les factures dans vos mails ou dans votre espace personnel. Il n’y aura de ce fait aucun problème entre client et fournisseur par rapport aux pertes de factures. Vos relations deviennent alors plus fluides.
À titre illustratif, les études démontrent que plus de 70% des directeurs financiers ont remarqué que les factures sont beaucoup plus vite traitées par les clients et sont vite réglées. Cela peut s’expliquer de façon logique. Le fournisseur envoie la facture digitale en quelques secondes par mail par exemple et ne se perd pas dans le courrier.
Puisque certaines phases de traitement sont inutiles, la facture circule très vite entre les services pour vérification. Le client passe ensuite à la caisse. Le fournisseur peut, pendant le traitement, suivre l’évolution de la facture grâce à la traçabilité.
Il est donc rare de constater des litiges dans ce genre de situation parce que le travail est effectué en toute transparence. On comprend donc aisément que les rapports entre les clients et les fournisseurs ne peuvent que s’améliorer puisque la confiance sera plus grande.
