Missions du dpo : rôle et responsabilités essentielles dans la protection des données

Le DPO ou délégué à la protection des données est chargé d’accompagner une organisation dans la conformité aux réglementations sur la protection des données (RGPD). Bien que son rôle soit encore peu connu, les missions du dpo ne sont pas à sous-estimer. Grâce à ses recommandations, il peut faire éviter à une organisation des sanctions administratives, pécuniaires et pénales. Découvrez dans ce guide le rôle et les missions du dpo dans une organisation professionnelle.

La fonction de DPO

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD en 2016, la fonction de Délégué à la Protection des Données (DPO) a évolué pour devenir une fonction primordiale dans les organisations manipulant des données personnelles. Pour rappel, le DPO est une personne désignée par une entreprise qui est chargée d’accompagner celle-ci dans le respect des réglementations sur la protection des données. Il a un rôle central dans de nombreuses organisations et il peut directement être rattaché au service de la direction générale.

Le statut du DPO

Le DPO travaille de manière indépendante même s’il a été recruté par une entreprise et doit agir sans conflit d’intérêt. Il peut engager sa responsabilité s’il est constaté qu’il n’a pas agi de manière transparente. Le DPO est obligatoire dans certains organismes qui traitent et collectent des informations personnelles ou sensibles à grandes échelles. Son statut est variable, il peut être rattaché à l’entreprise et exercera en interne. Il peut également être externe, il est recruté pour une mission ponctuelle. Il est finalement possible de mutualiser un DPO entre plusieurs organisations, il sera ainsi chargé de la conformité au RGPD de plusieurs structures. Il est possible de suivre une formation dpo pour exercer les missions de délégué à la protection des données. Durant cette formation, vous apprendrez les bases fondamentales de la RGPD, vous saurez auditer une entreprise, évaluer les menaces et gérer la sécurité RGPD. Pour une formation dpo rendez-vous sur https://dpo-consulting.fr/votre-besoin/formations/formation-dpo/.

Le rôle et missions du dpo dans la protection des données

Les missions du dpo sont nombreuses et sont clairement définies dans le RGPD.

Informer et conseiller

Le DPO a un rôle d’informations et de conseils. Il informe tous les acteurs qui agissent dans le traitement de données et conseille ainsi les employés qui travaillent dans l’entreprise, les sous-traitants et d’autres acteurs, sur leurs nombreuses obligations en matière de protection des données personnelles. Cette sensibilisation est importante pour que chaque intervenant comprenne les menaces liées au traitement des données sensibles et personnelles.

Veille juridique

Pour garantir que les organisations respectent les différentes réglementations en matière de traitement de données, il doit connaître les lois en vigueur et se tenir informé de toutes les évolutions législatives. Il informera l’organisme des dernières exigences légales et mettre en place avec elle les nouveaux changements.

Accompagner dans la mise en conformité aux différentes réglementations

Le DPO accompagne les sociétés dans la mise en conformité aux différentes obligations en particulier celles du RGPD. Cet accompagnement se base sur de nombreux aspects, il accompagne les entreprises à :

• identifier et évaluer les risques liés au traitement des informations personnelles ;
• il met en œuvre les mesures nécessaires pour assurer la protection de ces informations (qu’il s’agisse de mesures opérationnelles ou organisationnelles) ;
• grâce à sa formation dpo, il conseille les structures dans la gestion et le stockage des données personnelles ;
• il également chargé de former le personnel qui traite ces données sensibles.

Analyse et évaluation des risques

Le DPO est chargé d’analyser et d’évaluer les risques potentiels liés au traitement des données personnelles. Cette analyse se base sur différents aspects et il est secondé dans cette opération par le responsable de traitement. Il examine les failles qui existent et si les données sont sécurisées, il analyse la nature de celles-ci, il vérifie les finalités du traitement de ces informations, les personnes concernées par le traitement, etc. L’objectif final est d’évaluer les conséquences et les menaces et évaluer s’il y a une atteinte à la vie privée des individus concernés par ses données.

La sécurisation des données

Une fois l’analyse établie et la cartographie des risques, le DPO est chargé de donner des recommandations pour mieux sécuriser ses données. Avec l’aide du responsable de la sécurité des systèmes d’informations (RSSI) ou du responsable de traitement de l’entreprise, il met en œuvre différents plans d’action pour assurer cette sécurité. Il peut ainsi conseiller ceux qui sont chargés de la sécurisation des données. Par exemple en les chiffrant, en mettant en place des mesures de contrôle d’accès, en effectuant une surveillance d’accès, etc.

Contrôler des différents traitements liés aux données

Le DPO doit contrôler le respect du RGPD dans l’ensemble des actions de l’organisme, de la collecte aux traitements des données à caractères personnelles. Il doit notamment s’assurer qu’un registre de traitement de données soit mis en place. Il vérifie que la collecte de ces dernières respecte les différents règlements en vigueur.

Gestion des demandes individuelles

Le DPO est également un intermédiaire entre l’entreprise qui traite les données et les personnes concernées par celles-ci. Il peut recevoir et traiter toutes demandes directes ou indirectes, ce sont par exemple des sollicitations de personnes qui souhaitent avoir accès à leurs données. Ce sont des demandes de suppression, de rectifications ou même d’opposition à l’utilisation et traitement de leurs données. Le DPO reçoit ses demandes et les transmet au responsable de traitement de l’entreprise, tout en s’assurant que les sollicitations ont été prises en compte.

Un intermédiaire de la CNIL

Le DPO est finalement un intermédiaire entre une société et les autorités de contrôle comme la CNIL. Les obligations de cet acteur avec cette autorité sont nombreuses. Il facilite dans un premier temps la communication entre les deux parties. Il coopère avec la CNIL sur toutes les questions relatives à la protection des données. Il aide également la CNIL dans ses enquêtes et ses contrôles. Le DPO peut aussi représenter la CNIL lors des réunions avec la CNIL.

Les responsabilités du DPO

La responsabilité du DPO est clairement définie et limitée. Dans une entreprise, qu’il soit un intervenant externe ou qu’il soit un membre interne de la société, il n’est pas responsable de la non-conformité d’une entreprise aux différents règlements. Son rôle est d’informer, de conseiller et de vérifier que toutes les stratégies concernant l’utilisation des données soient respectées. Une entreprise est le décisionnaire final dans la mise en œuvre opérationnelle de ses recommandations. En cas de non-respect de ses recommandations ou en cas de violation des règlements du RGPD, le responsable de traitement peut voir sa responsabilité engagée. Ces responsabilités lui sont d’ailleurs clairement définies lors de sa formation dpo. De même, si l’entreprise ne se conforme pas aux différentes obligations, malgré les recommandations du responsable de traitement et du DPO, sa responsabilité peut être engagée. Pour la non-conformité à ses dispositions, l’entreprise peut s’exposer à différentes sanctions. Elles peuvent être financières, elles peuvent également être pénales, et même entraîner des sanctions administratives sévères comme la suspension ou l’interdiction de traiter des données personnelles.